THE ASSOCIATION FOR THE DEVLOPMENT AND ENHANCEMENT OF WOMEN
HOW WE ARE

كن على اتصال بنا
سكرتيرة تنفيذية

للتعيين الفوري بجمعية نهوض وتنمية المرأة

سكرتيرة تنفيذية

توصيف وظيفي

المسمى الوظيفي: سكرتيرة تنفيذية

الاشراف الوظيفى التابع له : مديري أحد الإدارات


المهام

• تنظيم المواعيد

• تنظيم كافة الاجتماعات التي تقوم بها المديرة وكتابة محاضر الاجتماع وتجهيز الأوراق اللازمة له

• التحضير للاجتماعات الخارجية بالتنسيق مع الإدارة المختصة بهذا الاجتماع وتحضير فايل به كافة الأوراق والمطبوعات اللازمة لكي تأخذه معها

• الاتصال قبل أى اجتماع للتأكيد على موعد ومكان الاجتماع اذا كان اجتماع خارجي او مع التأكيد مع الموظفين اذا كان اجتماع داخل المكان وذلك قبل موعد الاجتماع بأيام كافية

• كتابة الخطابات للجهات المختلفة باللغة العربية والإنجليزية

• تحرير المذكرات الدورية الخاصة بالمديرة

• استقبال جميع المراسلات الواردة لمديرة الإدارة وتلخيصها (مذكرات – خطابات – تقارير ) وعرضها عليها اول بأول وحسب الأهمية.

• تنظيم إدخال أى أوراق بمواعيد سواء من إيميل أو ورقة مرسلة من أى موظف أو مدير، ويكون معها شرح لها وما محتواها وبشكل مهني وواضح ومنظم ويكون هناك إلمام بالموضوع

• تجميع كل تعليقات مديرة الإدارة في كل موضوع بشكل منظم وفي فايل ويتم عمل Typing لها على الكمبيوتر.

• متابعة جميع التكليفات الصادرة من مديرة الإدارة أسبوعياً لجميع المديرين داخل الجمعية والتأكد من تنفيذها بالمواعيد المحددة (يتم عمل جداول متابعة بكل المهام التي يتم تكليفها بها)


• أسبوعياً: عمل تقرير مديرة الإدارة من كل فرد وما تم وما هو جاري عمله والوقت المحدد للإنتهاء منه وذلك على نهاية الأسبوع

• ويتم عمل فايلنج لكل الأوراق الخاصة بالمديرة في كافة المهام التي يتم تكليفها بها

• عمل Typing لأى أوراق تقوم بكتابتها مديرة الإدارة وعمل التعديلات عليها

• استقبال وطلب المكالمات الهاتفية وتحويلها.

• في حالة وجود أى سفريات خاصة بالمديرة يتم التنسيق لها من أمور لوجيستية مع الجهة التي قدمت الدعوة وكافة الأوراق المطلوب أن تصطحبها معها

• القيام بأية أعمال أخرى تكلف بها مديرة الإدارة

 
مهام إدارية:

• كتابة التايم شيت بشكل دورى وتقديمه لمديرة ادارة التدريب كل أسبوع وهو يضم كافة المهام التي سوف تقومين بها طوال الأسبوع بالوقت وهو يوضح ما تقومين به يومياً بشكل تفصيلي

• كتابة تقرير شهري موضح به الإنجازات والتحديات والخطط الشهرية المطلوبة منها وموضح به كل المهام التي قامت بها خلال الشهر ويجب أن تكون واضحة ومهنية وبشكل دوري ويتم تقديمها في المواعيد


المؤهلات المطلوبة

• مؤهل جامعي مناسب - مؤهل جامعي في العلوم الاجتماعية.

• خبرة فى مجال الأعمال الإدارية مدة لا تقل عن3 سنوات خبرة في الإداريات

• إجادة office وinternet

• إجادة الكتابة باللغة العربية.

• إجادة اللغة الانجليزية كتابة وقراءة - إجادة اللغة الإنجليزية بدرجة جيد على الأقل.

• حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)

• التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً


السمات الشخصية المطلوبة

• مهارات إدارية عالية لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم

• إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

- قدرة عالية على علاج المشكلات.

- حسن المظهر.

- الأمانة

- السرية في العمل والحفاظ على المعلومات داخل وخارج العمل

- احترام المواعيد

- قوة الشخصية.

- مهارة العرض وتوصيل المعلومة ومهارات الإتصال .

- القدرة على الإبتكار.

- القدرة على العمل ضمن فريق.

- القدرة على العمل تحت ضغط.

- القدرة على إنجاز أكثر من مهمة في الوقت نفسه.


مواعيد العمل

طبقاً لاحتياج العمل

الأجازة الأسبوعية

الجمعة – السبت (إمكانية للنزول خلال الأجازات في حالة تطلب العمل ذلك)


على من يرغب

1- إرسال السيرة الذاتية: career@adew.org مع ضرورة كتابة عنوان الوظيفة في عنوان الإيميل ولن يتم النظر في أى ايميل بدون عنوان الوظيفة

 

ADEW 2014 - All Rights Reserved   |   Developed By ADEW IT Department