THE ASSOCIATION FOR THE DEVLOPMENT AND ENHANCEMENT OF WOMEN
HOW WE ARE

كن على اتصال بنا
سكرتيرة تنفيذية لرئيسة مجلس إدارة جمعية نهوض وتنمية المرأة

المسمى الوظيفي: سكرتيرة تنفيذية لرئيسة مجلس إدارة جمعية نهوض وتنمية المرأة 

المهام


أولاً: المهام التنسيقية المتعلقة بالمناصب التي تشغلها رئيسة مجلس إدارة الجمعية:


• تنظيم مواعيد رئيسة مجلس الإدارة الخاصة بكل مناصبها

• تنظيم كافة اجتماعات رئيسة مجلس الإدارة سواء مع موظفيّ الجمعية أو الموظفين التابعين لها في مؤسسات أخرى أو مع جهات خارجية

• التحضير للإجتماعات مع موظفي أو مديري الجمعية ومعرفة الهدف منها وتحضير الأوراق اللازمة لعرضها

• التحضير للاجتماعات الخارجية بالتنسيق مع الإدارة المختصة بهذا الاجتماع وتحضير فايل به كافة الأوراق والمطبوعات اللازمة لرئيسة مجلس الإدارة لكي تأخذه معها

• الاتصال قبل أى اجتماع للتأكيد على موعد ومكان الاجتماع اذا كان اجتماع خارجي او مع التأكيد مع الموظفين اذا كان اجتماع داخل المكان وذلك قبل موعد الاجتماع بأيام كافية

• كتابة محاضر الاجتماعات التي يتم حضورها مع رئيسة مجلس الإدارة وإرسالها بكافة التفاصيل لها أولاً وعمل التعديلات عليها ثم التأكد من إرسالها لكافة الحاضرين بالاجتماع بعد توجيهات رئيسة مجلس الإدارة .

• كتابة تقارير متابعة للمهام التي تقوم رئيسة مجلس الإدارة بطرحها في أى اجتماع وتكون واضحة ولها عنوان

• كتابة الخطابات للجهات المختلفة باللغة العربية والإنجليزية

• التأكيد من توزيع التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الجمعية (المذكرات) وطباعة الوثائق السرية

• تحرير المذكرات الدورية الخاصة بالشئون الداخلية والخارجية للجمعية وعرضها على رئيسة مجلس الادارة للتوقيع وتعميمها على الادارات والبرامج المختصة.

• إعداد وكتابة التقارير والمحاضر(الرسمية) بالصادر والوارد والمراسلات الإلكترونية باللغة الإنجليزية

• استقبال جميع المراسلات الواردة لمكتب رئيسة مجلس الإدارة (مذكرات – خطابات – تقارير ) وعرضها عليها اول بأول وحسب الأهمية.

• تنظيم إدخال أى أوراق لرئيسة مجلس الإدارة بمواعيد سواء من إيميل أو ورقة مرسلة من أى موظف أو مدير، ويكون معها شرح لها وما محتواها وبشكل مهني وواضح ومنظم ويكون هناك إلمام بالموضوع

• تجميع كل تعليقات رئيسة مجلس الإدارة في كل موضوع بشكل منظم وفي فايل ويتم عمل Typing لها على الكمبيوتر

• متابعة جميع التكليفات الصادرة من رئيسة مجلس الإدارة أسبوعياً لجميع المديرين داخل الجمعية والتأكد من تنفيذها بالمواعبد المحددة وذلك بالتنسيق مع مديرة مكتبها الحالية والتعاون معها في ذلك (يتم عمل جداول متابعة رئيسة مجلس الإدارة وأيضاً جداول متابعة للموظفين والمديرين)

• أسبوعياً: عمل تقرير بما طلبته رئيسة مجلس الإدارة من كل فرد وما تم وما هو جاري عمله والوقت المحدد للإنتهاء منه وذلك على نهاية الأسبوع

• يومياً: يتم كتابة ما طلبته رئيسة مجلس الإدارة من مهام وما تم من هذه المهام

• متابعة تقديم الشيكات والمذكرات المالية في موعدها لرئيسة مجلس الإدارة لتوقيعها

• متابعة الإيميل الخاص رئيسة مجلس الإدارة وطباعة الرسائل الإلكترونية والدعوات وعرضها عليها للبت ويتم عمل فايل بهذه الإيميلات بشكل منظم (فايل لكل موظف بكل إيميل يرسله وفايل لكل إدارة وفايل لكل مشروع وهكذا طبقاً للإيميلات التي يتم إرسالها من قبل جميع الموظفين والمديرين)

• التنسيق والترتيب لمحاضر اجتماعات مجلس الادارة والجمعية العمومية بالتنسيق مع رئيسة مجلس الإدارة .

• متابعة تقديم التقييمات الشهرية الخاصة بالمديرين إلى رئيسة مجلس الإدارة فى موعد مناسب

• عمل Typing لأى أوراق تقوم بكتابتها رئيسة مجلس الإدارة وعمل التعديلات عليها

• مراجعة أى مقترحات أو تقارير يتم إرسالها لرئيسة مجلس الإدارة وعمل ملخص بها

• وضع استراتيجية ونظام filing ويتم مراجعة الفايلات بشكل مهنى أول بأول

• استقبال وطلب المكالمات الهاتفية وتحويلها.

• إستقبال وإجراء المكالمات الداخلية والدولية

• القيام بأية أعمال أخرى تكلف بها من قبل رئيسة مجلس الإدارة


ثانياً: تنظيم كل ما يتعلق بالسفريات:

• تنظيم سفريات رئيسة مجلس الإدارة للداخل والخارج.

• تجهيز كافة الأعمال المتعلقة بسفر رئيسة مجلس الإدارة (كاستيفاء الأوراق- حجز تذكرة السفر- الفندق- التأشيرة-....ألخ).

• تجهيز كافة الأوراق التي سوف تحتاجها معها في السفر مع الإدارات أو الموظفين المختصين بتحضيرها

ثالثاً: مهام إدارية:

• كتابة التايم شيت بشكل دورى وتقديمه لرئيسة مجلس الإدارة كل أسبوع وهو يضم كافة المهام التي سوف تقومين بها طوال الأسبوع بالوقت وهو يوضح ما تقومين به يومياً بشكل تفصيلي

• كتابة تقرير شهري موضح به الإنجازات والتحديات والخطط الشهرية المطلوبة منها وموضح به كل المهام التي قامت بها خلال الشهر ويجب أن تكون واضحة ومهنية وبشكل دوري ويتم تقديمها في المواعيد

المؤهلات المطلوبة

• مؤهل جامعي مناسب

• خبرة فى مجال الأعمال الإدارية مدة لا تقل عن3 سنوات

• إجادة office وinternet

• إجادة اللغة الانجليزية كتابة وقراءة

• حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)

• التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً

السمات الشخصية المطلوبة

• مهارات إدارية عالية لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم.

  • إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزي.
  •  قدرة عالية على علاج المشكلات.
  •  حسن المظهر.
  •  الأمانة
  •  السرية في العمل والحفاظ على المعلومات داخل وخارج العمل
  •  احترام المواعيد
  • مواعيد العمل
    طبقاً لاحتياج العمل
    الأجازة الأسبوعية
    الجمعة – السبت (إمكانية للنزول خلال الأجازات في حالة تطلب العمل ذلك)

على من يرغب
1- إرسال السيرة الذاتية: career@adew.org   و   adewcareer@gmail.com مع ضرورة كتابة عنوان الوظيفة في عنوان الإيميل ولن يتم النظر في أى ايميل بدون عنوان الوظيفة

 

ADEW 2014 - All Rights Reserved   |   Developed By ADEW IT Department